Letni kongres združenja za znanost o lesu in tehnologijo SWST (The Society of Wood Science and Technology) se je začel v nedeljo, 12. julija 2020. Za organizacijo tega dogodka, ki je za lesarje zelo pomemben, sta bila zadolžena raziskovalni inštitut InnoRenew CoE in Univerza na Primorskem. Datum je bil določen in načrti zasnovani. Želeli smo pripraviti poseben dogodek, ki bi združil naše prijatelje in kolege na slovenski obali, v Portorožu, in vedeli smo, da bi to res bilo posebno.

Nato je prišel COVID-19. S širjenjem pandemije bi bilo neodgovorno in zaradi omejitev potovanj v veliko primerih tudi nemogoče, da bi dogodek organizirali v živo. Imeli smo dve možnosti: ali preklicati dogodek ali pa ga gostiti z uporabo naprednih tehnologij informacijske in komunikacijske znanosti (IKT). Odločili smo se za drugo možnost in začeli pospešeno pripravljati vse potrebno, da dogodek kakovostno izpeljemo na medmrežju.

Izvršni odbor SWST je hitro odobril naš predlog, in tako smo na popolnoma novih temeljih ponovno začeli z načrtovanjem dogodka. To je za našo ekipo in tudi za predavatelje pomenilo veliko sprememb. Po novem bi predavatelji, namesto da bi fizično stali pred svojimi kolegi in v 10–15 minutah predstavili svoje delo, pripravili 3–5 minutne videoposnetke svojih predstavitev. Po tem načrtu bi konferenca prinesla učinkovito in še vedno smiselno predstavitev znanstvenih dosežkov ter omogočila strnjen urnik, ki ga zahteva tak format konference. Vedeli smo, da bomo pogrešali mnoge prednosti tradicionalnega kongresa: razprave v času, namenjenemu vprašanjem in odgovorom, pogovore med odmori za kavo, sklepanje novih prijateljstev med večerjo, vzdrževanje starih in tkanje novih prijateljstev ob večernem kozarčku, skratka, gradnjo skupnosti SWST. Poleg tega smo vedeli, da številnim udeležencem ne bomo mogli predstaviti lepot naše dežele.

Ob razreševanju tehničnih izzivov (že izpeljati dogodek brez zapletov je bil velik tehnični izziv) smo se odločili preizkusiti tudi nekaj novosti, s katerimi bi udeležencem ponudili možnost pogovora in občutek, da je dogodek živahen, s tem pa vsaj delno omogočili gradnjo skupnosti. Izvršni odbor SWST je zagotovil brezplačno udeležbo na konferenci, vsak, ki se je prijavil, je lahko prisluhnil predstavitvam ter sodeloval pri diskusiji. Zagotovili smo dodatno informacijsko platformo Slack, kjer je bilo mogoče klepetati tudi po končanem kongresu.

Na sprejemni slovesnosti smo iz različnih videoposnetkov bolje spoznali člane SWST. Imeli smo celo glasbene točke članov združenja, ki so jih posneli na različnih kontinentih in jih kasneje sestavili v glasbeni videoposnetek. Udeležencem je bila glasba zelo všeč, zato smo jo predvajali med odmori kar vse konferenčne dni. Z videoposnetki smo zapolnili tudi odmore in jih izkoristili za promocijo Slovenije in njene neokrnjene narave ter sponzorjev. Predavatelji so svoje delo odlično opravili in spremenili predstavitve v krajši format, uspelo pa nam je tudi izvesti razprave in odgovoriti na vsaj nekatera vprašanja poslušalcev v živo.

Dr. Andreja Kutnar na sprejemni slovesnosti. Foto: UP

Tudi moderatorji tematskih sklopov so imeli nekaj neobičajnih nalog. Drugače kot na konferencah v živo so morali izbrati le nekaj vprašanj, ob tem pa tudi zagotoviti, da so bili predavatelji na voljo in so imeli možnost odgovoriti. Pogovorno okno je bilo zelo aktivno in živahno vse dni kongresa.

Vsako leto poteka tudi poslovni sestanek SWST, na katerem izvršni odbor predstavi nove člane, podelijo nagrade in poročajo o morebitnih drugih pomembnejših zadevah. Na teh sestankih navadno glasujejo o pomembnih odločitvah, zato smo z orodjem IKT, ki smo ga uporabili za izvedbo kongresa, omogočili tudi to.

Med večjimi izzivi so bile tudi predstavitve posterjev. V klasični izvedbi kongresa namreč te potekajo med odmori s prigrizki in pijačo, kar ljudi spodbudi k razpravi s predavatelji, k postavljanju vprašanj. Obenem imajo udeleženci tudi dovolj časa, da v sproščenem vzdušju pregledajo vse posterje. Letos so bili ti že pred uradnim začetkom konference naloženi na splet, ogled pa je bil omogočen vsem, ki so na spletno mesto »kliknili«. S tem seveda nismo dosegli popolnoma enakega učinka, a smo kljub temu lahko izpeljali tekmovanje za najboljši poster in trem najboljšim podelili denarne nagrade.

V ozadju so strokovnjaki IT raziskovalnega inštituta InnoRenew CoE zasnovali učinkovito metodo, ki je zagotovila, da je kongres potekal brez težav. Pripravili so avtomatske prehode med videoposnetki predstavitev, ekipa, ki je bila vsak dan prisotna in zbrana v »sobi IT«, pa je vseeno morala poskrbeti za vse ostale dejavnosti. V času kongresa je bilo v tej sobi aktivnih kar pet računalnikov in devet ekranov, občasno pa so uporabili še dodaten prenosni računalnik. Na trenutke smo se počutili kot v vohunskih filmih, ekrani vsepovsod, na kupu ljudje s slušalkami, gestikulacija in drugo neverbalno komuniciranje. Spopadli smo se z nekaj manjšimi težavami, a smo jih uspeli rešiti dokaj hitro in neopazno.

Soba IT. Foto: InnoRenew CoE

Tokrat nam torej ni uspelo, da bi se srečali s prijatelji in kolegi z vsega sveta in skupaj spili kavo na slovenski obali, vseeno pa mislim, da je bil kongres uspešen. Naredili smo dober vtis, saj smo gostili kakovosten dogodek, s tem pa postavili temelje za srečanje v Sloveniji v živo, za kar bo priložnost že leta 2024. Zelo sem ponosen na prejete povratne informacije študentov in kolegov, ki se sicer ne bi udeležili kongresa, a jim je tokrat uspelo, ker je potekal na medmrežju in zanj ni bilo treba plačati prijavnine. Če povzamem – res smo pogrešali srečanja v živo, vendar nam je tako organizirana konferenca omogočila doseči večji in bolj vključujoč učinek.

Dr. Michael Burnard,
rnamestnik direktorice InnoRenew CoE