Co-funded by:
Mentored by:

Varstvo podatkov in zasebnosti v InnoRenew CoE

Varstvo podatkov na spletnem mestu InnoRenew CoE

Varstvo podatkov članov živega laboratorija in naročnikov na novičnik

Varstvo osebnih podatkov pri izbiri in zaposlovanju osebja na InnoRenew CoE

 

Varstvo podatkov na spletnem mestu InnoRenew CoE

InnoRenew CoE se zavezuje k transparentnosti glede načina zbiranja in uporabe vaših osebnih podatkov ter k izpolnjevanju svojih obveznosti glede varstva osebnih podatkov v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR). Ta dokument pojasnjuje vrste podatkov, ki jih zbiramo preko naše spletne strani, s kakšnim namenom in kako dolgo.

Vrsta zbranih podatkov

InnoRenew CoE za spremljanje prometa na svojem spletnem mestu uporablja Google Analytic,  spletno storitev podjetje Google, ki na vašem računalniku shranjuje datoteke z besedilom, znane kot piškotki, ki omogočajo analizo uporabe spletne strani. Podatki zbrani na ta način so vaš IP-naslov (na podlagi katere se določi vaša lokacija) in informacije o napravi in brskalniku.

 

Namen zbiranja podatkov

Podatki se zbirajo za zagotavljanje najboljše izkušnje obiskovalcem spletnega mesta. Google te podatke uporablja za ovrednotenje vaše uporabe spletnega mesta ter za zbiranje poročil o vaših dejavnostih na spletnem mestu za nas. Anaaliziramo, katere naprave uporabljate za dostop do spletnih strani ter iz katerih držav prihajate.

 

Dostop do podatkov

Samo pooblaščene posebe na InnoRenew CoE imajo dostop do računa Google Analytics. Uporabljamo funkcijo maskiranja IP, zato Google Analytics anonmizira vaš IP naslov in ga ne moremo videti.

 

Shranjevanje in zaščita podatkov

Podatki, ki jih o vaši uporabi spletnega mesta InnoRenew CoE ustvari piškotek, so shranjeni na Googlovem strežniku v ZDA. Google lahko te informacije posreduje tretjim osebam, če je to predpisano z zakonom ali če tretje stranke obdelujejo te podatke v imenu Googla. Vendar Google v nobenem primeru vašega IP-naslova ne bo povezal z drugimi podatki, ki jih shranjuje. Google zaščiti aplikacij in podatkov namenja znatna sredstva, da bi preprečil nepooblaščen dostop do podatkov. InnoRenew CoE podatkov, ki shranjuje Google, ne prenaša drugam in shranjuje, razen dnevnega števila obiskov in obiskovalcev, odstotka obiskovalcev, ki stran obiskujejo prek mobilne naprave, in držav, od koder prihaja največ obiskovalcev, kar se shranjuje prek storitve Slack Arc.

 

Dolžina shranjevanja

Podatki bodo izbrisani po 14-mesečnem obdobju hranjenja.

Podatki za stik

Če imate vprašanja o InnoRenew CoE ali o varovanju podatkov na InnoRenew CoE lahko z nami stopite v stik prek elektronskega naslova CoE@innorenew.eu.


Varstvo podatkov članov živega laboratorija in naročnikov na novičnik

Ta politika opisuje, kdaj in zakaj InnoRenew CoE zira informacije o članih Živega laboratorija (Living lab – LL) in naročnikih na novičnik, kako so podatki uporabljeni in varovani, ter kakšne so vaše pravice v zvezi s tem. Pred podpisom pristopne izjave oziroma prijave na glasilo, jo prosimo pozorno preberite.

Po branju prosimo potrdite svoje soglasje z odkljukanjem ustreznih polj v pristopni izjavi oziroma v spletnem obrazcu.

 

Katere podatke zbiramo in zakaj

InnoRenew CoE zbira podatke o imenih članov, naslovih, telefonskih številkah in e-poštnih naslovih, kar potrebuje za izvajanje poodbe in za namene plačila. Poleg tega se s soglasjem udeleženca v pristopni podatki uporabljajo v komunikacijske namene, kot je obveščanje o dogodkih in drugih storitvah.

Na dogodkih InnoRenew CoE LL bodo posnete fotografije (in občasno videoposnetki). Z udeležbo na dogodkih in odkljukanjem ustreznega polja na prijavi udeleženca, boste InnoRenew CoE dodelili popolne pravice za ponovno uporabo nastalih slik/videoposnetkov in vseh reprodukcij oziroma prilagoditev slik/videoposnetkov, vključno z uporabo z namenom zbiranja sredstev, oglaševanja ali drugih ciljev InnoRenew CoE. To lahko vključuje, a ni omejeno na, pravico, da se uporabijo v tiskanih in spletnih publikacijah, na socialnih omrežijh, v drugih digitalnih medijih, v sporočilih za javnost in v vlogah za financiranje.

Od naročnikov na novičnik pa InnoRenew CoE zbira le podatke o imenu, priimeku in e-poštnem naslovu.

 

Kako obdelujemo in ščitimo vaše osebne podatke

InnoRenew CoE je za zaščito vaših podatkov uveljavlil splošno sprejete varnostne standarde. Vaši osebni podatki nikoli ne bodo prenešeni izven EU ali posredovani tretjim osebam brez vašega dovoljenja, razen v primeru ponudnikov procesiranja podatkov v našen namenu. Vendar pa smo zavezani k sodelovanji le s s tretjimi strankami, ki  bodo zagotovile zahtevane standarde obdelave podatkov. Trenutno InnoRenew CoE za obdelavo kontaktnih podatkov članov LL in naročnikov novičnika uporablja storitev MailChimp.

 

Kako dolgo bomo hranili podatke?

InnoRenew CoE bo vaše osebne podatke hranil dokler bo potrebno za izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Upravičenost obdelave vaših osebnih podatkov bomo ugotavljali s pregledom, ki ga bomo izvajali enkrat letno. Če upravičenosti ne bomo ugotovili, bomo prenehali z obdelavo vaših podatkov, razen v arhivski obliki zaradi izpolnjevanja prihodnjih zakonskih obveznosti

 

Vdor v baze podatkov

V primeru vdora v baze podatkov bo odgovorna oseba za varstvo podatkov o tem obvestila odgovorno osebo za komunikacijo s prosilci za delo in skupaj bosta izvedli vse potrebne ukrepe za zmanjšanje negativnih posledic vdora za udeležence. Takoj ko bo možno, boste prejeli obvestilo o naravi kršitve podatkov, izgubljenih podatkih in sprejetih ukrepih.

 

Vaše pravice

V skladu s členi 15-22 Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR)  imate pravico do dostopa do vaših osebnih podatkov, popravljanja, brisanja, omejitve obdelave, prenosa podatkov in pravice do ugovora, vendar se pravica do izbrisa ne uporablja, če je obdelava potrebna za arhiviranje, ki je v javnem interesu, pa tudi za namene statistične analize in znanstvenih ali zgodovinskih raziskav.

Prav tako lahko v skladu s členoma 6(1) in 9(2) prej navedene uredbe kadarkoli in brez posledic prekličete soglasje za obdelavo vaših osebnih podatkov. Na vašo zahtevo vam bo Informacijski pooblaščenec posredoval informacije o uveljavljanju vaših pravic v skladu s členom 57(e) GDPR.

 

Podatki za stik

Če imate vprašanja o InnoRenew CoE LL ali o uporabi vaših podatkov, lahko z nami stopite v stik prek elektronskega naslova CoE@innorenew.eu.


Varstvo osebnih podatkov pri izbiri in zaposlovanju osebja na InnoRenew CoE

V sklopu procesa zaposlovanja kandidatov InnoRenew CoE zbira in obdeluje osebne podatke prosilcev za delo. Pri tem se zavezuje k preglednosti postopkov ter skladnosti s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (GDPR).

 

Vrste zbranih osebnih podatkov

InnoRenew CoE zbira imena prosilcev za delo, njihove kontaktne podatke (domači naslov, naslov elektronske pošte, telefonsko številko) ter podatke o njihovih kvalifikacijah, spretnostih, izkušnjah, zaposlitveni zgodovini ter upravičenosti do zaposlitve v Sloveniji. V prvi fazi se podatki zbirajo na podlagi življenjepisov, motivacijskih pisem in komunikacije po elektronski pošti, kasneje pa skozi intervjuje in druge oblike ocenjevanja. Osebni podatki se lahko zbirajo tudi od tretjih oseb, kot so npr. reference, ki jih predložijo nekdanji delodajalci.

 

Namen zbiranja podatkov

Namen obdelave osebnih podatkov je urejanje izbirnih postopkov za zaposlovanje različnih kategorij osebja in upravljanje s prošnjami za službo na različnih stopnjah postopka. InnoRenew CoE ima legitimen interes za obdelavo osebnih podatkov med postopkom zaposlovanja in za vodenje evidenc o postopku. Obdelava podatkov prosilcev za delo omogoča vodenje postopka zaposlovanja, ocenjevanje in potrjevanje kandidatove primernosti za zaposlitev ter odločanje, komu ponuditi službo. Podatke prosilcev za delo bomo morda potrebovali tudi za odziv in obrambo v primeru morebitnih pravnih zahtevkov.

 

Dostop do podatkov

Do podatkov bo dostopalo le osebje vključeno v postopek zaposlovanja, kar obsega kadrovsko službo, komisije za zaposlovanje, vodje raziskovalnih skupin in direktorico. Poleg teh bo imelo dostop do podatkov še IT osebje, vendar le v obsegu, ki je potreben za izvajanje njihovih vlog. Podatkov ne bomo dali v skupno rabo s tretjimi osebami.

 

Shranjevanje in varovanje podatkov

Podatki bodo shranjeni na več mestih, in sicer v zapisu posamezne prijave, v sistemih za upravljanje kadrovanja in v drugih IT sistemih (vključno z elektronsko pošto). InnoRenew CoE je za zaščito osebnih podatkov uveljavil splošno sprejete varnostne standarde.

 

Dolžina shranjevanja

InnoRenew CoE bo vaše osebne podatke hranil dokler bo potrebno za izpolnjevanje zakonskih obveznosti ali do šest mesecev po zaključku postopka zaposlovanja ali dlje, če se bo vloga obravnavala za drugo delovno mesto. Ob koncu tega obdobja (ali prej na vašo zahtevo) se bodo osebni podatki izbrisali. Upravičenost obdelave vaših osebnih podatkov bomo ugotavljali s pregledom, ki ga bomo izvajali enkrat letno. Če upravičenosti ne bomo ugotovili, bomo prenehali z obdelavo vaših podatkov, razen v arhivski obliki zaradi izpolnjevanja prihodnjih zakonskih obveznosti.

 

Vdor v podatkovne baze

V primeru vdora v baze podatkov bo odgovorna oseba za varstvo podatkov o tem obvestila odgovorno osebo za komunikacijo s prosilci za delo in skupaj bosta izvedli vse potrebne ukrepe za zmanjšanje negativnih posledic vdora za udeležence. Takoj ko bo možno, boste prejeli obvestilo o naravi kršitve podatkov, izgubljenih podatkih in sprejetih ukrepih.

 

Vaše pravice

V skladu s členi 15-22 Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR)  imate pravico do dostopa do vaših osebnih podatkov, popravljanja, brisanja, omejitve obdelave, prenosa podatkov in pravice do ugovora.

Informacijski pooblaščenec vam bo na zahtevo posredoval informacije o uveljavljanju vaših pravic v skladu s členom 57(e) GDPR. Umik vaših podatkov pred zaključkom postopka zaposlovanja lahko vašo prošnjo za službo diskvalificira iz nadaljnje obravnave.

 

Podatki za stik

Če imate vprašanja glede varovanja osebnih podatkov ali druge teme, lahko z nami stopite v stik prek elektronskega naslova CoE@innorenew.eu.

 

 

PRIJAVI SE V NAŠ NOVIČNIK

Spremljaj sveže novice našega raziskovalnega in inovativnega središča